Kênh giáo dục tuyển sinh
Trong cuộc sống hiện nay, cùng với sự phát triển của internet, email đã trở thành phương tiện giao tiếp phổ biến của mọi người. Không chỉ trong môi trường công sở, mà làm bất kì điều gì cũng cần đến email. Vậy liệu sử dụng email như thể nào mới tốt nhất, giúp mang đến hiệu quả cao. Hãy cùng Giáo dục tuyển sinh tìm hiểu về điều này nhé.
Viết email đầy đủ nhưng súc tích, ngắn gọn, rõ ràng
Trong công việc, email được sử dụng như công cụ giúp truyền đạt mang tính chất ghi nhớ giữa cá bên, nhằm chia sẽ thông tin giữa các phòng ban khác nhau, lưu trữ dữ liệu. Chính vì vậy, khi gửi email bất kì đến đối tượng nào đó, cần đảm bảo rằng bạn đã viết một cách đầy đủ, ngắn gọn các thông tin cần thiết. Không nên quá dài dòng, rườm rà khiến người đọc cảm thấy mệt mỏi.
Tiêu đề đúng trọng tâm, bao quát nội dung
Thông thường, mỗi nhân viên làm việc trong các công ty có thể phải viết hàng chục thư điện tử các loại. Nhưng dù là thư gì đi chăng nữa (quảng cáo, spam, giới thiệu, thư công việc…) bạn cũng nên nhắc nhở bản thân ngay từ đầu là khi viết mail phải đặt tiêu đề đúng trọng tâm và báo quát được nội dung bên trong. Đặc biệt, khi gửi email cho sếp ở vị trí cao, cho khách hàng quan trọng, tiêu đề càng phải chuẩn. Thậm chí phải soạn email như thể nào mà chỉ cần đọc qua tiêu đề là đã nắm rõ được nội dung trong bức thư. Chỉ có như vậy thì email của bạn mới mang lại hiệu quả cao.
Lưu ý khi đính kèm dữ liệu
Với những email đính kèm dữ liệu, bạn cần chắc chắn rằng đã ghi chú ngắn gọn về tập tài liệu đó bên trong nội dụng bức thư điện tử. Như vậy, người nhận khi đọc sẽ có cái nhìn bao quát hơn và chuẩn bị tâm lý tốt khi mở file đính kèm xem thông tin chi tiết. Ví dụ như: Tài liệu đính kèm là báo cáo về doanh thu bán hàng quý I năm 2017 của phòng kinh doanh dựa trên doanh số báo cáo và so sánh thực tế". Chỉ mất thêm một vài giây để soạn thảo nhưng với câu giới thiệu như vậy sẽ khiến người đọc cảm thấy dễ chịu và được tôn trọng.
Trong trường hợp tài liệu của bạn dung lượng lớn, đừng gửi file trực tiếp mà bạn nên tải chúng lên một trang lưu trữ hay dùng chức năng One Drive, Google Drive… rồi mới chia sẽ. Tránh gửi một email quá nặng, chiếm hết dung lượng hộp thư của đối phương. Mặc khác, nhiều công ty còn giới hạn dung lượng hộp thư nhận, hay không nhận thư kèm file, khiến email của bạn có thể không đến được tay người nhận.
Chú ý về bảo mật
Hãy nhớ rằng, mỗi email có thể là bằng chứng rõ ràng quá trình trao đổi và làm việc của bạn và đối tác. Do đó, cần chắc chắn rằng email và tài liệu của bạn hoàn toàn được bảo mật và luôn đến đúng nơi cần đến. Khi đính kèm tài liệu bất kì, tốt nhất bạn nên cài mật mã cho file tài liệu đó, và gửi mật mã cho người nhận trong tin nhắn, email riêng. Bên cạnh đó, vì vấn đề bảo mật, tuyệt đối bạn không nên dùng tài khoản email chung của công ty vào việc riêng của mình.
Hãy chắn chắn email đến nơi an toàn
Những email quan trọng, hay khẩn cấp thì sau khi đã gửi thư, bạn hãy gọi điện lại cho đối phương để thông báo, xác nhận chắc chắn họ đã nhận email cũng như thời gian bạn nhận lại được câu trả lời.
Trả lời khi nhận được email
Việc chờ đợi câu trả lời trong im lặng kéo dài luôn là cảm giác kinh khủng. Nhất là khi gửi một email quan trọng mà không biết đối phương đã nhận được chưa. Vì thế, trừ các trường hợp bạn không thể check email, hoặc cố tình không trả lời, còn lại hãy chắc chắn rằng mình đã trả lời ngay khi vừa nhận được email. Ngay cả trong trường hợp chưa thể giải quyết được ngay, bạn cũng nên phản hồi nhằm xác nhận mình đã nhận được email. Như vậy sẽ tạo cho đối phương cảm giác yên tâm rằng bạn không bỏ sót email trao đổi giữa 2 bên.
Trên đây là kỹ năng sử dụng email tốt nhất giúp mang lại hiệu quả cao trong công việc. Bạn hãy rèn luyện cho mình kỹ năng này hàng ngày nhé!
